Für Aktiengesellschaften (AGs) ist die Hauptversammlung eines der wichtigsten Entscheidungsgremien. Auch 2021 dürfen diese nun rein virtuell stattfinden, Voraussetzung ist, dass die gesamte Veranstaltung in Bild und Ton übertragen wird, die Aktionäre Fragen stellen, abstimmen und gegebenenfalls auch widersprechen können.
Mit uns finden Sie den richtigen Partner, der die für Sie optimale Lösung für Ihre Online-Hauptversammlung oder bei Vereinen für die Online-Mitgliederversammlung bietet. Wir streamen Ihre Versammlung in hochwertiger Qualität entweder aus einem unserer Studios oder wir errichten ein Streaming-Studio in Ihrer Firmen-/ Vereinszentrale.
Die wichtigsten Fragen und Antworten zu virtuellen Hauptversammlungen haben wir hier für Sie zusammengefasst:
Wo findet die virtuelle HV statt?
Während die Aktionäre als Gäste vom Büro oder ihren privaten Räumen aus am Monitor teilnehmen, gibt es für das Unternehmen als Gastgeber rechtlich und technisch gesehen diese möglichen Standorte für eine rein digitale oder eine hybride HV:
- Am Firmenstandort
- An einem ausgewählten externen Veranstaltungsort
- In einem dafür ausgestatteten Streaming-Studio
RednerInnen, die nicht vor Ort sind, werden mittels Livestream-Übertragung zugeschaltet.
Wie melden sich die TeilnehmerInnen an?
Die Gastgeber nutzen die Kanäle und Anwendungen, die sich bisher bewährt haben und ergänzen einfach den Teilnahme-Link, den der Streaming-Dienstleister zur Verfügung stellt.
Lassen Sie sich von Ihrem Dienstleister im Vorfeld dazu informieren, welche IT-Empfehlungen Sie den TeilnehmerInnen nennen können, z. B. Empfehlungen zu Browser und Firewall.
Wieviel Vorlaufzeit braucht eine virtuelle HV?
Je nach Umfang ist mit ca. 8 Wochen Vorlaufzeit zu rechnen, was in der Regel kurzfristigere Planung erlaubt als Präsenzveranstaltungen.
Wie verfahre ich mit Fragen der Aktionäre?
AGs sind nicht verpflichtet, Fragen während der Hauptversammlung zu beantworten. Die Aktionäre haben aber seit 2021, anders als in 2020, ein Recht darauf, bis 1 Tag vor Durchführung der HV Fragen einzusenden.
Aktuell besteht keine Verpflichtung, Fragen während der HV zuzulassen. Technisch gesehen ist dies aber möglich.
Gibt es Grenzen der Teilnahme durch die Shareholder?
Die Übertragung erfolgt Internetbasiert und somit sind praktisch keine Grenzen gesetzt, – weder für den Aufenthaltsorts des virtuellen Besuchers, noch bzgl. der Anzahl der zugeschalteten TeilnehmerInnen.
Das macht die Teilnahme für AktionärInnen aus dem Ausland sogar attraktiver als zuvor, so dass bereits viele Aktiengesellschaften auffallend viele (virtuelle) BesucherInnen bei ihrer Hauptversammlung hatten.
Wie laufen die Abstimmungen ab?
Für die Abstimmungen hat der Gesetzgeber Kriterien für so genannte Satzungskonforme Software zusammengestellt, die erfüllt sein müssen, damit die Beschlussfähigkeit verbindlich ist.
Diese Kriterien erfüllen mittlerweile mehrere Programme.
Ihr Dienstleister stimmt mit Ihnen die Wahl des Programms ab und integriert es in das technische Setup für den Live Stream.
Was passiert, wenn es zu einem technischen „Aussetzer“ während der Veranstaltung kommt?
Aufgabe Ihres Dienstleisters ist es, im Vorfeld dafür zu sorgen, alle Risiken hierfür zu minimieren und nach Absprache im Rahmen einer Probe doppelt abzusichern.
Wenn Sie einen professionellen und erfahrenen Dienstleister wählen, ist ein Experten-Team vor Ort bzw. virtuell stets an Ihrer Seite, um in jeder Minute nötigenfalls mit einer entsprechenden backup-Lösung eingreifen zu können.
Ist eine Aufzeichnung der HV im Nachhinein verfügbar?
Ja, der gesamte Livestream kann aufgezeichnet und geliefert werden. Dies stellt sogar einen Vorteil gegenüber Präsenzveranstaltungen dar, bei denen Passagen mit Fragen der TeilnehmerInnen wegen der Persönlichkeitsrechte problematisch sein können.
Ist eine digitale HV teuer oder günstiger als eine Präsenzveranstaltung?
Natürlich wird ein gewisser Aufwand betrieben, um mit spezifischen IT-Anwendungen eine reibungslos funktionierende und sichere Durchführung zu gewährleisten. Auch auf repräsentative Qualität für Bild, Ton, Licht, Kameraführung und Hintergrundgestaltung sollten Sie achten.
Aber im Vergleich zu den Kosten einer Präsenzveranstaltung mit lokaler Veranstaltungstechnik, Catering, Servicepersonal vor Ort plus ggf. Raummiete sind die Kosten für eine virtuelle Hauptversammlung deutlich geringer.
Wie kann ich meine PR Abteilung einbinden?
Die gelungene Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung kann ein sehr attraktiver PR-Content sein. Mehrere Unternehmen haben dies bereits genutzt, in dem sie aus der Hauptversammlung ein Event mit Moderation und Rahmenprogramm gemacht haben.
So konnten sie z. B. während der HV mit Film-Einspielern, Live-Schalten zu ausgewählten GastrednerInnen oder auch digital aufbereiteten Informationen, die im Vorfeld zugängig waren, gezielt Botschaften an ihre Shareholder adressieren.
Weitere Fragen beantwortet Ihnen unser erfahrenes Event-Team, das Sie gern berät.